Wij willen u informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens. Stichting Universiteitsfonds Limburg/ SWOL (UFL) is afhankelijk van uw bijdrage bij het verwezenlijken van haar doelen: fondsen verwerven voor wetenschappelijk onderzoek door de Universiteit Maastricht (UM). Uw hulp is van harte welkom en onmisbaar voor het bereiken van onze doelen. Om een wederzijds vertrouwen te scheppen willen we u graag op transparante wijze informeren over de manier waarop we omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij zijn verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens
UFL is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en vindt een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens zeer belangrijk. Dit betekent onder meer dat we vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaan, dat we beveiligingsmaatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of diefstal en dat we gegevens zullen verwijderen indien we deze niet meer nodig hebben voor onze werkzaamheden.

De momenten waarop we uw persoonsgegevens ontvangen
Voor het financieren van onderzoek zijn wij onder meer afhankelijk van onze donateurs en vrijwilligers. Bijvoorbeeld bij het doen van een donatie aan ons fonds wordt o.a. uw naam, adres en rekeningnummer verwerkt. Deze gegevens zijn nodig voor het registreren en verder verwerken van uw donatie. Ook als u zich op andere wijze inzet voor het UFL verzamelen wij uw gegevens ten behoeve van onze administratie.
Ook als u gebruik maakt van onze diensten kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan het moment dat u contact opneemt met ons team per e-mail of telefoon, of als u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief. In dit geval verwerken we o.a. uw telefoonnummer, e-mailadres en uw naam.

We gebruiken uw persoonsgegevens voor het behalen van onze missie
Wij gebruiken uw persoonsgegevens omdat het nodig is voor het verwerken van donaties. Ook kunnen we uw gegevens gebruiken zodat wij onze dienstverlening kunnen optimaliseren én onze boodschap verder kunnen verspreiden. Daarnaast bewaren we ook gegevens omdat dat moet vanwege (wettelijke) financiële en fiscale verplichtingen.

We verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het kunnen verwerken van donaties of die bijdragen aan het realiseren van onze missie.
Concreet gezegd verwerken we uw persoonsgegevens zodat we onder andere:
• Uw donatie kunnen verwerken en beheren;
• Een administratie kunnen voeren ten aanzien van uw inzet als vrijwilliger;
• U kunnen informeren over nieuwe campagnes en kunnen vragen om een nieuwe donatie te doen.
• U kunnen informeren t.b.v. uw vrijwiligerswerk;
• Kunnen bijhouden wie we wel én niet mogen benaderen voor onze campagnes.
• Onze financiële administratie kunnen beheren en zodat we kunnen voldoen aan financiële en fiscale (wettelijke) verplichtingen.
• De kwaliteit van onze dienstverlening kunnen testen en verbeteren
, zoals het verkrijgen van inzicht in het functioneren van ons team en onze online aanwezigheid in de samenleving.
• Marktonderzoeken kunnen uitvoeren, zodat we onze diensten meer kunnen afstemmen op de behoeften van onze relaties.
• Webstatistieken kunnen bijhouden en het delen via social media kunnen faciliteren.
• Nieuwe collectanten en vrijwilligers kunnen werven.
• Eventuele geschillen kunnen behandelen.
• Interne en externe controle kunnen (laten) uitoefenen op onze diensten.

Om u te kunnen informeren over nieuwe campagnes en u te kunnen vragen om een nieuwe donatie te maken gebruikt het UFL het e-mailadres van haar donateurs tevens om u te bereiken via social media kanalen, bijvoorbeeld Facebook. Dit doen we alleen als u toestemming hebt gegeven voor het gebruik van uw emailadres. Wilt u dit niet, dan kunt u ons altijd vragen om uw mailadres te verwijderen uit het adresbestand. Wij gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven genoemd.

UFL Verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derde partijen
Wel delen we soms persoonsgegevens binnen samenwerkingsverbanden als dat nodig is voor het uitvoeren van onze missie. Daarnaast maken we in bepaalde gevallen
gebruik van IT systemen van leveranciers, waarbij het mogelijk is dat de leverancier ook (tijdelijk) toegang heeft tot het systeem waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt. In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze ‘derde partijen’ voldoen aan voldoende waarborgen op het gebied van privacy en beveiliging.

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Ons streven is om persoonsgegevens van donateurs te vernietigen zodra we deze niet meer nodig hebben om onze doelen te realiseren. Sommige gegevens worden bewaard omdat het op grond van een financiële en/of fiscale verplichting nodig is. In dat geval worden uw gegevens zeven jaar bewaard. Na afloop van deze termijn zorgen wij ervoor dat je persoonsgegevens op zorgvuldige wijze worden verwijderd.

Uw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens
1.U heeft het recht om een verzoek te doen tot inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens.
2.U heeft ‘recht van verzet’. Dit betekent dat u zich kunt verzetten tegen het gebruik door het UFL van uw gegevens voor charitatieve doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van uw gegevens voor onze campagnes of ander gebruik van uw gegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden aan uw kant. U heeft altijd de mogelijkheid een klacht in te dienen over het gebruik van persoonsgegevens door UFL in algemene zin, zowel bij het bestuur van ons fonds als bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als u een verzoek doet zullen we allereerst beoordelen of we uw verzoek in behandeling kunnen nemen. We kunnen het verzoek niet in behandeling nemen als we uw identiteit niet kunnen vaststellen of als u recentelijk (korter dan zes maanden geleden) een vergelijkbaar verzoek hebt gedaan. Als we het verzoek in behandeling hebben genomen, zijn er een aantal situaties waarin wij het verzoek moeten weigeren. Wij zullen een verzoek bijvoorbeeld moeten weigeren als de bescherming van de rechten van derden zwaarder weegt.

Dit kan voorkomen in gevallen dat u inzageverzoek ook de persoonsgegevens van andere personen bevat. Als we het verzoek afwijzen, zullen we schriftelijk motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen. Het kan gebeuren dat u het niet eens bent met onze beslissing op een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet. In dat geval heeft u ook het recht om een klacht neer te leggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

U kunt zich uitschrijven voor campagnes en nieuwsbrieven
Als u een donatie heeft gedaan kan u uw adres, e-mailadres of telefoonnummer door ons worden gebruikt zodat we u kunnen informeren over onze activiteiten en plannen. Dit kan gebeuren per post, e-mail of telefoon. In iedere e-mail of na elk telefoongesprek hebben we een mogelijkheid opgenomen om zich uit te schrijven voor deze vorm van communicatie. U kunt ook een e-mail sturen naar info@ufl-swol.nl om uzelf uit te schrijven voor één van onze communicatiekanalen of via dit formulier op onze website.

Op onze websites staan links naar websites van derden
Op onze website staan soms links naar websites van derde partijen. Wij adviseren u het Privacy Statement te lezen van de website die u via onze website bezoekt. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen voor de manier waarop websites van derde partijen omgaan met uw persoonsgegevens.

Analytics
• Wij maken gebruik van Google Analytics cookies.
• We hebben een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten.
• We maskeren het laatste deel van uw IP-adres.
• We hebben het delen van de data uitgezet.
• Google Analytics wordt niet in combinatie met andere Google diensten gebruikt.

Heeft u vragen of opmerkingen over onze Privacy verklaring
of over hoe ons fonds omgaat met persoonsgegevens, dan kunt u deze vragen richten aan:
Stichting Universiteitsfonds Limburg/ SWOL
Minderbroedersberg 4-6
6211 LM Maastricht
U kunt uw vragen natuurlijk ook per e-mail sturen: info@ufl-swol.nl

Wijzigingen Privacy Verklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in ons Privacy Verklaring. Controleer daarom regelmatig onze Privacy verklaring op mogelijke wijzingen in ons beleid. Versie 1.0 (mei 2018)